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19/8/09

La Madre de Todas las Juntas


Vivimos una juntitis endiablada que es difícil de detener. Hay juntas desde temprana hora hasta que se acaba el día. La mayoría se parecen en forma, pocas tienen algo de fondo y prácticamente todas nos aumentan el nivel de stress, sobre todo cuando nuestra agenda electrónica empieza a recordarnos 10 o 15 min antes que la junta que sigue esta por comenzar.

La juntitis tiene extremos, hay ocasiones en que se realizan juntas para preparar otra junta, y por mas chistoso que parezca, esta es una practica común en el mundo corporativo y gubernamental. En mi opinión, las juntas no deberían de durar mas de 30 minutos, deberían ser hechas en lugares sin sillas, sin café, sin refrescos, solo una mesa y los invitados estrictamente necesarios, quienes al verse privados de comodidades trataran de darse prisa y regresar a la comodidad de sus oficinas (los mas flojos) o a trabajar en cosas realmente importantes y generadoras de valor.

Las juntas efectivas son aquellas en donde el organizador se prepara con anterioridad, provee información de lo que se desea tratar, deja tareas previas a los que asistirán y se lleva un cronometro para medir el tiempo.

Todo asunto que no pueda ser tratado en 30 minutos, vale la pena volverlo a analizar hasta que pueda sintetizarse. Todo aquel que sienta que no aporta nada en una reunión, debe tener el derecho de salirse en cuanto así lo desee y pedir la minuta al organizador. No se vale salirse del tema principal o aprovechar el foro para hacer otras tres "mini juntas" donde cada quien lleva agua a su molino.

El recurso más valioso que tenemos es el tiempo. Invertir este recurso no significa dedicar mucho tiempo a algo, sino que cada minuto se use y aproveche al máximo. Ya lo decía el loco y genio Salvador Dalí: "Estoy furioso contra el tiempo, porque se que conspira en contra mía". Y esa conspiración, siempre resulta en un golpe de estado a nuestra vida; nadie le ha ganado al tiempo, pero no por esto seria valido perderlo miserablemente en temas inocuos.

Antes de citar a una reunión, pensemos en el tiempo de los demás y en la forma de lograr que la gente salga de esa sala de reuniones llena de energía, de nuevas ideas, de vitalidad y sobre todo...DE DECISIONES TOMADAS. Nada peor que dedicarle 2 ó más horas a una junta donde la decisión es revisar el tema en otra junta posterior. No nos podemos dar ese lujo.


Yo me acuso, públicamente, de haber cometido todos los pecados referentes a la organización de juntas improductivas. También de haber estado en reuniones donde he sido solamente un elemento de la decoración, sin aportar nada bueno. He bebido litros de café y comido toneladas de deliciosas galletitas, mientras alguien habla de cosas absurdas y mi mente divaga hacia mundos más felices. Me da pena decirlo, pero también me da gusto reconocerlo. Mi compromiso conmigo mismo es tratar de lograr que en lo sucesivo mis juntas sean lo más productivas, energetizantes y llenas de valor agregado. Creo que lo merecen mis interlocutores, mi tiempo y el de los demás.


Y ahora los dejo… ¡voy a una junta!

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Los expertos aconsejan que la duración máxima de una reunión productiva deba ser de 90 minutos. Si se muestra a los organizadores y a los demás participantes, después de una larga junta de dos o más horas, que el tiempo es oro y se les enseña cuánto dinero cuestan las reuniones demasiado extensas seguro que a la próxima irán al grano y se dejarán de rodeos.
Se pueden utilizar además herramientas tecnológicas para hacerlas más ágiles y evitar las reuniones innecesarias.
Hoy, a diferencia de hasta hace unos diez años o menos, el uso de la Internet, correos electrónicos, blogs, videoconferencias, etc. permite que ofrezcamos con anticipación la información a nuestros interlocutores o destinatarios de lo que queremos exponer o tratar, lo cual posibilita que la duración de la reunión presencial sea breve.

Las reuniones largas, de dos o más horas, son para análisis a fondo, capacitación u otro fin, y se hacen cuando verdaderamente sea necesario.

Antes de convocar a una reunión, tenemos que preguntarnos:
1. ¿Es necesaria para resolver algún problema que tenemos identificado?
2. ¿Lo podría hacer yo solo, o ellos solos?
3. ¿La convoco sólo para tener oyentes y que aplaudan lo que voy a hacer o para oír realmente lo que piensan?
4. ¿Lo hago para que otros hagan el trabajo y se responsabilicen por mí?
5. ¿Puede hacerse antes el envío de la información correspondiente para que, después de su revisión por los participantes, se determine si es o no necesaria la reunión en x fecha?
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