A continuación, presento un ejemplo de descripción básica de un procedimiento de Auditorías Internas.
1. OBJETIVO
Definir actividades y responsabilidades necesarias para planificar, programar y realizar auditorias internas al Sistema de Gestión de la Calidad de la ORGANIZACIÓN X, así como para informar sus resultados, mantener los registros de calidad que se deriven de su aplicación y para asegurar la competencia de los integrantes del equipo auditor, con el propósito de determinar el cumplimiento de los requisitos planificados, se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la elaboración del programa de auditorias, la ejecución del plan, la entrega del informe de auditoria a la alta Dirección y seguimiento a los hallazgos evidenciados.
Aplica a todas las auditorias internas programadas en el Sistema de Gestión de Calidad.
3. CONDICIONES GENERALES
Todo el personal de la ORGANIZACIÓN X debe conocer el contenido del presente procedimiento.
Para asegurar la objetividad e imparcialidad de las Auditorias internas de calidad, estas pueden ser realizadas por personas internas o externas de la Organización, que no tengan responsabilidad directa en las áreas auditadas, es decir no puede auditar su propio trabajo.
Las Auditorias internas de calidad se deben programar teniendo en cuenta: el estado y la importancia de la actividad por auditar, retiro de personas “claves”, nuevos procesos y/o resultados de Auditorias anteriores, si las hay. Es responsabilidad el Auditor Líder realizar dicha programación y hacerla aprobar por parte del Comité de Calidad o la alta Dirección.
La frecuencia para la programación de las auditorias es anual, en la cual se especificaran los ciclos de auditorias que se consideren necesarias realizar para garantizar el eficaz mantenimiento del sistema.
Para llevar a cabo la auditoria debe darse a conocer el programa y el plan de Auditoria formalmente a los responsables del área auditada, para que estos preparen la documentación necesaria.
Puntos a tener en cuenta en la REUNION DE APERTURA:
Debe ser conducida con participación de la alta dirección de la organización.
Presentar equipo auditor y los auditados.
Confirmar el plan de auditoria (Objetivos, alcance y criterios de auditoria).
Explicar la metodología para desarrollar la Auditoria.
Confirmar asignación de recursos.
Resolver posibles dudas de los auditados.
Acordar la reunión de cierre.
Puntos a tener en cuenta en la REUNION DE CIERRE:
Asegurar que el auditado entiende y reconoce los hallazgos.
Acordar la fecha para la cual se presentarán las acciones correctivas y su plan de acción.
Los auditores son responsables por:
Comunicar y aclarar los requisitos de la Auditoria.
Preparar documentos de trabajo (Plan de Auditoria, Listas de verificación)
Llevar a cabo las actividades de manera eficaz.
Documentar las observaciones.
Informar los resultados de la Auditoria.
Revisar la información relacionada con las labores designadas
Conservar y salvaguardar los documentos relativos a la Auditoria.
Garantizar que los documentos se conserven en forma confidencial.
Tratar la información confidencial con discreción.
Informar los hallazgos encontrados al líder del equipo.
Cooperar y apoyar al auditor principal.
A continuación se presenta el perfil requerido para el personal interno que vayan a realizar auditorías en la organización X:
EDUCACIÓN: Nivel medio superior o superior.
FORMACIÓN: Formación como Auditor Interno de Calidad aprobada.
HABILIDADES: Comunicación, Puntualidad, Ético, Diplomático, Honesto, Discreción, Liderazgo, Manejo de la información y Trabajo en equipo.
EXPERIENCIA: Mínimo seis meses en la organización X o haber participado en auditorias internas.
A continuación se presenta el perfil requerido para los auditores externos que vayan a realizar auditorías en la Organización X.
EDUCACIÓN: Profesional en cualquier disciplina.
FORMACIÓN: Conocimiento profundo en el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008.
HABILIDADES: Liderazgo, Comunicación, Calidad Humana, Solución de Problemas, Orientación a la Calidad, Ético, Honesto, Manejo de la Información y Trabajo en Equipo.
EXPERIENCIA: Un año trabajando en auditorias de Sistemas integrados de gestión o Sistema de Gestión de calidad.
Este perfil se debe dar a conocer a la entidad que realizará la auditoria externa (en el caso que así se decida), para que la auditoria sea realizada por una persona competente y se garantice una exitosa auditoria, adicional se debe solicitar la hoja de vida que respalde el perfil exigido.
En una auditoria podrán estar presentes expertos técnicos u observadores, que pueden acompañar al equipo auditor pero NO son parte de él. NO deben influenciar, ni interferir con la realización de la auditoria. A solicitud del auditor, los expertos técnicos u observadores, están para aclarar, ayudar a recolectar información o para adquirir experiencia en la ejecución de auditorias.
El Auditor Líder debe reunirse periódicamente con el equipo auditor para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoria y reasignar trabajo entre los auditores, según se requiera. Además debe comunicar cualquier inquietud acerca del desarrollo de la auditoria al auditado.
Las siguientes son algunas de las responsabilidades del Auditor Líder:
Ayudar a la selección de otros miembros para el equipo de Auditoria.
Preparación del plan de Auditoria.
Representación del equipo de Auditoria frente a la del auditado.
Presentar el informe de Auditoria.
El auditor Líder, es responsable de todas las etapas de la Auditoria; conviene que tenga capacidades de administración y experiencia, que tenga autoridad para tomar decisiones finales respecto a la conducción de la Auditoria y observaciones acerca de la misma.
El Líder de cada proceso coordina las actividades de ejecución de acciones correctivas necesarias para la eliminación de las no conformidades encontradas, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora P-GC-03.
4. DEFINICIONES
• AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.
• AUDITORIA EXTERNA: Una evaluación realizada por un organismo comercial y contractualmente independiente de la organización a fin de determinar si el sistema de gestión de la calidad ha sido documentado e implantado de acuerdo con una norma específica (ISO 9001:2008).
• CRITERIOS DE LA AUDITORÍA: Los criterios de la auditoría comprenden las políticas, procedimientos de la División y requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, tales como ISO 9001:2008, usados como referencia.
• EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables.
• HALLAZGOS DE LA AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida, contra los criterios de la auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría u oportunidades de mejora.
• EVIDENCIA: Registros, declaraciones de hecho u otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y son verificables.
• ALCANCE DE LA AUDITORIA: El alcance describe la extensión y límites de la auditoría en términos de localización física, unidades organizacionales, actividades y los procesos por auditar y el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.
• CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de auditoría.
• AUDITADO: Organización o persona que se somete a una auditoría.
• AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
• EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria.
• ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable.
• ACCIONES CORRECTIVAS: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
• NO CONFORMIDAD: El no cumplimiento de los requisitos especificados en el sistema de gestión de la calidad.
• PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorias planificadas, para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico.
• EXPERTO TÉCNICO: Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar.
Notas:
1) La experiencia o conocimientos técnicos incluyen conocimientos o experiencia en la organización, proceso, actividad a ser auditada, así como orientaciones lingüísticas o culturales.
2) Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor.
5. RESPONSABLE
El encargado de implementar, realizar y garantizar que el procedimiento de auditorias internas se lleve a cabo eficientemente es el Auditor Líder, quien contará con el apoyo del equipo auditor.
6. DESARROLLO
El Coordinador de Calidad deben elaborar el programa anual de auditorias internas de calidad F-GC-10, con base en lo descrito en las condiciones generales del presenta procedimiento y en este deben definir mínimo los procesos a auditar, los auditores, las fechas de auditoria. La periodicidad de auditorias variará según sea requerido.
El Coordinador de Calidad para el Sistema de Gestión de Calidad (SGC), basado en un análisis previo de competencias, es el Auditor (Líder) y es el responsable de la selección del equipo auditor, con base en el perfil establecido para un auditor interno en este procedimiento. Para esta actividad tener en cuenta los expedientes de los empleados para confirmar su educación y formación y los registros internos o externos que se consideren necesarios para certificar su experiencia y habilidades. Este equipo es avalado por el Comité de Calidad o por la Alta Dirección, teniendo presente que las auditorias son realizadas por personal independiente de quienes tienen responsabilidad directa en el proceso que se audita y que los auditores se han capacitado y cumplen los criterios definidos.
El Auditor Líder solicitara la documentación pertinente al área auditar.
El Auditor Líder realiza el Plan de Auditoria, definiendo objetivo y alcance de la auditoria, criterios, procesos a auditar, personal a auditar y requisitos a tener en cuenta durante la auditoria con sus respectivas fechas de realización.
El Comité de Calidad revisa el F-GC-11 plan de auditoria, realizando las correcciones necesarias, en caso de que se presenten, para proceder a su aprobación.
El Auditor Líder una vez aprobado el plan de auditoria F-GC-11 debe comunicarlo al equipo auditor y a los auditados con la suficiente anticipación, para que los auditados preparen la información respectiva y no se presenten contratiempos en el desarrollo de la auditoria.
El Auditor Líder junto con el Equipo Auditor deben preparar los documentos necesarios para la auditoria de campo, como la Lista de verificación F-GC-13, con base en la revisión de la información suministrada de acuerdo al área o proceso a auditar. Esta lista permite recopilar evidencia de la auditoria en un orden lógico, cubriendo los diferentes requisitos que hacen parte del SGC.
EL Auditor Líder debe iniciar la auditoria de campo realizando la reunión de apertura, en que desarrollará las actividades mencionadas en las condiciones generales y a su vez realizará un registro de la misma en el formato Reunión Apertura y Cierre de Auditorias F-GC-12.
El Auditor Líder junto con el Equipo Auditor inicia la auditoria de campo mediante entrevistas para recolectar información que suministre evidencias. Estas entrevistas se realizan partiendo del plan de la auditoria y de la lista de verificación elaboradas F-GC-13. Durante el proceso de la entrevista, el auditor formula cada pregunta, escucha la respuesta del personal auditado, observa, analiza la situación y finalmente evalúa y registra el resultando obtenido, para ello debe recolectar y verificar la evidencia necesaria según el proceso auditado.
El Equipo Auditor debe revisar la documentación (procedimientos, instructivos, manuales, caracterizaciones, reglamentos, protocolos, planes, registros, entre otros) acerca de las actividades del Sistema de Gestión de la Calidad existente, para determinar su adecuación.
Los resultados obtenidos son los hallazgos que el Equipo Auditor debe registrar en la lista de verificación F-GC-13, evaluando la evidencia (registros presentados o solicitados) recolectados contra los criterios de auditoria, además de identificar oportunidades de mejora.
El Auditor Líder debe preparar el informe de auditoria de acuerdo a la información solicitada en el formato “Informe de Auditoria Interna F-GC-14” e informar a la alta Dirección sus resultados para que de aceptación de los mismos mediante su firma de aprobación.
El Auditor Líder debe Realizar la reunión de cierre, presentando los resultados de la auditoria en cuanto a:
Los procesos auditados.
Hallazgos, no conformidades mayores, menores.
Observaciones para la mejora.
Aspectos fuertes y débiles para el sistema y la organización.
Conclusiones.
El Comité de Calidad una vez finalizada la reunión de cierre es el responsable de dar a cada auditado la Evaluación de Auditores F-GC-15, para tomar acciones que permitan mejorar las auditorias posteriores y así garantizar la eficiencia de la misma.
Los Líderes de Proceso deben darle solución a las no conformidades encontradas, de acuerdo al procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora P-GC-03, hacerle seguimiento y verificación de la eficacia de las acciones correctivas y/o preventivas tomadas.
7. DOCUMENTOS
NORMA ISO 9001:2008.
F-GC-10 Programa Auditorias Internas.
F-GC-11 Plan de auditoria.
F-GC-12 Reunión de Apertura y Cierre de Auditorias.
F-GC-13 Lista de Verificación.
F-GC-14 Informe de Auditoria Interna.
F-GC-15 Evaluación de Auditores.
Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
Consultoría y capacitación: calidad@ahaazd.com
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