Para la primera opción, es necesario que exista en la organización personal que tenga formación y experiencia en los sistemas de gestión. Si no es así, la formación y, sobre todo, los mayores plazos de implantación dificultan el éxito del proyecto.
Si se elige la segunda opción, contratación de servicios externos, es necesario seleccionar al profesional o la empresa teniendo en cuenta los siguientes factores:
1. Empatía con el consultor: Se debe tener en cuenta que el servicio a prestar se realiza por personas, y la evaluación debe ser de las mismas. El conocimiento previo de la persona que colaborará con la organización es un aspecto fundamental, la contratación de servicios sin conocer y valorar la capacidad del consultor asignado del trabajo puede ser un riesgo que la organización debería valorar.
2. Experiencia del consultor: La experiencia y el éxito en implantaciones similares, incluso la aportación de referencias verificables, debe ser un factor a tener en cuenta para la selección de consultor. [Por ejemplo, en el Gobierno del Estado de Sonora, el Instituto Sonorense de Administración Pública (ISAP), A.C. ha proporcionado el servicio de consultoría para sistemas de gestión de la calidad de un gran número de dependencias y organismos que han sido certificados y mantienen satisfactoriamente sus respectivos sistemas].
3. Alcance de la contratación: La implantación y certificación de un sistema de gestión es un proceso formado con una serie de etapas secuenciales. Las tres fundamentales son la elaboración de la documentación, la implementación de los procesos y, por último, la certificación del sistema. Para poder comparar propuestas de consultoría hay que tener en cuenta las etapas que abarca el presupuesto. La elaboración de la documentación es la parte más tangible del trabajo, pero un buen trabajo de consultoría debería contemplar de manera clara la ayuda en la implementación del sistema. La colaboración y asistencia en las auditorías de certificación por parte del consultor es otro factor importante a tener presente.
4 . Precios y plazos: Precios, plazos y tareas a realizar en cada jornada deberían quedar perfectamente definidos en el presupuesto de consultoría.
5. Determinación de objetivos comunes: Para enfocar el proyecto correctamente por ambas partes, el grado de exigencia y de excelencia en el cumplimiento de los requisitos de las normas debe ser consensuado entre la empresa y el consultor. Los mayores problemas que pueden existir en una implantación surgen de exigencias incoherentes del consultor respecto a la realidad y recursos de las organizaciones.
Recuerde que posteriormente, una vez establecido el Sistema de Gestión, para lograr la Certificación respectiva es necesaria la contratación del ente certificador que para ello previamente realizará la Auditoría correspondiente.
Asegúrese de que dicho ente (empresa certificadora) esté debidamente Acreditada. En el caso de México, es la Entidad Mexicana de Acreditación (ema) quien acredita a quienes pueden evaluar la conformidad y consecuentemente certificar el sistema de gestión correspondiente. [En el caso del Gobierno del Estado de Sonora, la empresa que ha realizado el mayor número de certificaciones es American Trust Register (ATR), que a nivel nacional también encabeza las certificaciones ISO a empresas de particulares y organismos públicos].
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